Účetnictví SVJ, BD a vlastníků nemovitostí
Proč vedu účetnictví SVJ?
ABY VEDENÍ SVJ VĚDĚLO JAK NA TOM OPRAVDU SVJ FINANČNĚ JE A NEDOSTALO SE DO POTÍŽÍ. NAPŘ. KDYŽ SKUTEČNOU SITUACI ZJISTÍ JEDNOU ZA ROK PŘI UZÁVĚRCE
V současné době je potřeba vedení SVJ mít aktuální a pravdivé informace např. o platební morálce členů více než potřeba. V každém domě se vyskytuje někdo, kdo se třeba i ne vlastní vinou dostane do problémů s úhradou měsíčních plateb. Není potřeba ihned přistoupit k extrémním řešení vymáhání dluhu. Vedení SVJ by však mělo mít situaci pod kontrolou od samého začátku. K tomu by mu mohly pomoci zkušenosti, které jsme v minulosti získali již v řadě SVJ – a můžeme je uplatnit i u Vás. Situace se opakují a naše zkušenosti v minulosti byly přibližně takové:
Jako účetní firma jsme převzali vedení účetnictví a administrativní správu SVJ. Problémy, které řešilo vedení jsou podobné jako v dalších SVJ.
Část členů SVJ neplatila řádně měsíční zálohy ani nedoplatky ročního vyúčtování. Stav bankovního účtu díky tomu neodpovídal částce, která měla být naspořena ve Fondu oprav. To komplikovalo rozhodování o provedení nutných oprav v domě. Pokud má SVJ neplatiče, je jednání o úvěru nebo dotaci na opravy nebo např. zateplení mnohem obtížnější, případně nemožné.
Další členové si stěžovali na správnost výpočtu ročního vyúčtování energií a služeb. Rozporovali a odmítali vyúčtování, které vedení připravovalo svépomocí - pomocí tabulek v Excelu. Námitky členů byly i oprávněné. Provést svépomocí výpočty a dodržet ustanovení daná předpisy je obtížné (např. stanovit správně poměry rozpočítání nákladů na vytápění a ohřev TUV včetně odchylek od průměru).
Častou výtkou členů bylo i „Proč mám ve vyúčtování nedoplatek, když mám zaplacené všechny měsíční zálohy“.
Někteří členové zpochybňovali i hospodaření SVJ, protože nedostávali plán - rozpočet oprav a dalších výdajů na další rok a následnou zprávu o hospodaření za předchozí rok.
Domovní schůze byly díky tomu bouřlivé. Ti kteří se dostavili, odmítali platit provoz domu za dlužníky (kteří většinou na schůzi nepřijdou). A požadovali po vedení nápravu jak v platební morálce tak ve vyúčtování energií a služeb.
Pro členy vedení nebylo příjemné potkávat rozlobené členy SVJ na chodbách domu. Když se pokoušeli kontaktovat dlužníky, ti před nimi zavírali dveře, nezvedali telefony, neodpovídali na emaily. A občas si museli vyslechnout i nepříjemné výrazy na svoji adresu…
Po převzetí účetnictví a administrativy jsme provedli následující kroky, které by mohly pomoci i Vám:
- upravení výše měsíčních záloh u osob, kterým vycházely nedoplatky. Díky tomu začne více lidem v ročním vyúčtování vycházet přeplatek – a počet stěžovatelů se Vám sníží. Pro řadu lidí je přijatelnější platit měsíčně o 400 Kč více než jednou za rok doplácet 5.000 Kč.
- změny předpisů plateb (při přeplatcích, nedoplatcích, změně majitelů) připravuje účetní, který je přímo rozesílá, vedení SVJ je v kopii
- dlužníkům jsou rozesílány pravidelně upomínky (emaily nebo písemně). Z upomínek, které rozesílá třetí osoba mají jiný respekt než z upomínky, kterou jim předá někdo známý na chodbě. I pro vedení SVJ může být jednodušší pro „přežití v domě“ při setkání s problematickými spolubydlícími říci: „Cože, upomínka? Za všechno může účetní….“. Účetní, který v domě nebydlí, přežije nevrlé vystupování mnohem snáze, než ten kdo bydli s dotyčným na patře…
- opakovaným zasíláním upomínek se počet dlužníků sníží. U těch, kteří zůstanou, slouží prokazatelně zaslané upomínky jako dokumentace pro další vymáhání právní cestou, exekucí…
- vedení SVJ dostává pravidelně přehledy dlužníků, informace o stavu hospodaření, např. zda stav Fondu oprav odpovídá zůstatku bankovního účtu. Na základě toho může připravit rozpočet na další rok. V rámci účetní závěrky je provedeno odsouhlasení skutečných výdajů a připravena zpráva o hospodaření za uplynulý rok.
- díky menšímu počtu dlužníků, nedoplatků a nastavením systému ve vedení účetnictví se program schůzí zkrátil a zklidnil. Místo nekonečných dohadů „o peníze“ se diskuze přesunuly k tématům „co můžeme udělat v domě, aby se nám tu žilo lépe – když už máme peníze pod kontrolou a máme je i na účtu“.
Pokud Vás alespoň některé z uvedených bodů zaujaly, pomůžeme Vám provést podobnou změnu i u Vás v domě.
Podobné služby poskytujeme i pro Bytová družstva a vlastníky nemovitostí – pronajímatele bytů i nebytových prostor.